GİRİŞ 

1.1. Amaç

  İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), veri sorumlusu sıfatıyla MOST AMAZING PLACES TANITIM VE TİCARET A.Ş. (“Şirket”)’nce gerçekleştirilmekte olan kişisel veri saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. 

Şirketimiz; benimsemiş olduğu temel ilkeler doğrultusunda; Şirket çalışanları, eski çalışanları, çalışan adayları, hissedarları, müşterileri, potansiyel müşteri adayları, hizmet sağlayıcıları, tedarikçileri, iş ortakları, bunların yetkilileri ve çalışanları ile ziyaretçiler ve ilgili diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini, saklanmasını, imhasını ve bu konularda ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. 

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak yerine getirilir. Böylece Şirket, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek ve tüm haklarını ve bunların kullanımına dair başvuru usul ve yollarını göstermekle gerekli şeffaflığı sağlamaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci ile kişisel verileriniz işbu Politika kapsamında işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. 

1.2. Kapsam 

Şirket çalışanları, eski çalışanları, çalışan adayları, hissedarları, müşterileri, potansiyel müşteri adayları, hizmet sağlayıcıları, tedarikçileri, acenteler, iş ortakları ve bunların yetkilileri ve çalışanları ile ziyaretçiler ve Şirketimizle ilişki kuran diğer üçüncü kişilere ait otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel veriler bu Politika kapsamındadır. Şirketin sahip olduğu ya da Şirketçe yönetilen kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği fiziki, elektronik, internet sitesi ve sosyal medya ortamları gibi tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır. 

KVKK ile bir takım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlenmesi durumunda kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; aşağıda Kısaltmalar ve Tanımlar Tablosunda açıklanmış olan özel nitelikli kişisel verilerdir. Şirketimiz tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin saklanması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından daha özenle uygulanmakta ve Şirket bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin saklanması ile ilgili ayrıca alınan ek önlemlere bu Politika’nın 5.1 ve 5.2 bölümlerinde yer verilmiş bulunmaktadır.

Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve imhası konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın öncelikle uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Şirket uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir.

Kısaltmalar ve Tanımlar

SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması ve belirlenen süreleri dolunca imha edilmesi amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Öte yandan Şirketimizce işlenen ve imha edilmesi gereken kişisel veriler ile ilgili, gerek veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden veri sorumlusu yetkilisi ve çalışanları, gerekse de Şirketimiz adına veri işleyen kişiler, öğrendikleri kişisel verileri işbu Politika Metni ve KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük KVKK’nun 12/4. Maddesi uyarınca görevden ayrılmalarından sonra da süresiz/ömür boyu devam eder. 

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

KAYIT ORTAMLARI 

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 

Şirket tarafından; yukarıda işbu Politika’nın “1.2. Kapsam” başlığı altında gösterilen tüm gerçek kişilere dair bulunan kişisel veriler bu Politika ve KVKK’na uygun olarak saklanır ve imha edilir. 

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1. Saklama ve Korumaya İlişkin Açıklamalar

6698 sayılı Kanun’un 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. 

Buna göre, Şirketimizin faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

6698 sayılı Kanun’un 12. Maddesi gereğince, Şirketimiz kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Kurul tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. 

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle 6698 sayılı Kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. 

Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin saklanması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından da özenle uygulanmakta ve Şirketimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmakla birlikte özel nitelikli kişisel verilerin saklanması ve korunması için ayrıca bir kısım ek tedbirler de alınmaktadır. Bu anlamda özel nitelikli kişisel verilerin saklanması ve korunması ile ilgili yeterli ve daha detaylı tedbirlere bu Politika’nın 5.1 ve 5.2 bölümlerinde ayrıca yer verilmiştir.

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 

Şirketimizde, faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler; 

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 
• 4857 sayılı İş Kanunu ve İş Mahkemeleri Kanunu,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 
• 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu, 
• 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu 
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 
• 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun,
• 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
• 5809 sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu, 
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, 
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler,
• İlgili diğer mevzuat hükümleri,

Çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmakta ve akabinde imha edilmektedir. 

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlediği kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar. 

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
• Kurumsal iletişimi sağlamak. 
• Şirketin fiziksel mekân ve eşya ile iş ortakları, tedarikçileri ve müşterileriyle birlikte ticari, hukuki, siber güvenliğini sağlamak. 
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek. 
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek. 
• Gerekli süreç içinde VERBİS kayıtlarını oluşturmak ve güncellemek. 
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak. 
• Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak. 
• Yasal sınırlar içinde pazarlama, pazar araştırmaları, analiz ve raporlamalar yapmak,
• Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek,
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü sağlamak.

4.2. İmhaya İlişkin Açıklama ve İmhayı Gerektiren Sebepler 

Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler Şirketimizin tabi olduğu ilgili mevzuat kapsamında belirlenmiş olan ve genel ve ticari teamüller de göze alınarak işlendikleri amaç için gerekli olacak süre kadar saklanmakta ve belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir. 

Kişisel veriler; 

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, 
• 6698 sayılı Kanun’un 7/1. maddesi uyarınca; işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın/sebeplerin ortadan kalkması, 
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması, 
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi, 
• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, 
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren ve bu konuda işbu Politika’da belirlenmiş olan azami saklanma sürelerinin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut bulunmaması, 

Durumlarında, Şirket tarafından re’sen ya da ilgili kişinin talebi üzerine, Yönetmelik’in 11/1. maddesi uyarınca kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

GÜVENLİ SAKLAMAYA İLİŞKİN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 

KVKK’nun 12’nci maddesi gereğince kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak saklanması ve imha edilmesi için Şirketimizce aşağıda belirtilen gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. Bu konuda ayrıca KVKK’nun 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrası ile Kurul’un 31/01/2018 Tarihli ve 2018/10 sayılı Kararı gereğince ise özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli ek önlemler de aşağıda değinildiği biçimde alınmaktadır. 

5.1. Teknik Tedbirler 

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır: 

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır. Bu kapsamda, güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır. Yine güvenlik güncellemeleri takip edilmekte ve test sonuçları raporlanmaktadır. 
• Şirket internet sitesine erişimde güvenli protokol kullanılarak şifrelenmekte, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmektedir.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır. 
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır. Bu kapsamda, şirketin bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için de gerekli önlemler alınmaktadır. Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır. 
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur. Böylece bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, kurumsal politikalar uyarınca erişim ve yetki matrisi aracılığıyla yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. Yine elektronik ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır. 
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.    
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır. 
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır. Kişisel verilerin güvenli olarak yedeklemesi sunucu, harici diskler ve sunucuları yurtiçinde/yurtdışında bulunan kullandığımız ofis, muhasebe ve sair programlarımız ve bilişim sistemimiz için kullanılan güvenli bulut programlarında yapılmaktadır. 
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Şifreleme yapılmaktadır. 
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır. 
• Silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirler alınmaktadır. 

5.2. İdari Tedbirler 

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır: 

• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur. Bu kapsamda veri gizliliği ve güvenliği politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin müeyyideleri (Gizlilik Taahhütnameleri ve sair düzenlemeler ile bunlarda bulunmayıp atıf yapılan durumlarda genel hükümler kapsamında) belirlenmiştir. 
• Çalışanlar için veri ve bilgi güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır. Bu kapsamda çalışanların bu konudaki niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, 6698 sayılı KVKK başta olmak üzere İş Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hakkında düzenli eğitimler verilmekte, bu konuda kurumsal kültür oluşturulmaktadır.  
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur. Böylece bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, kurumsal politikalar uyarınca erişim ve yetki matrisi aracılığıyla yapılmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır. 
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır. Bu kapsamda Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin kişisel ve özel nitelikli kişisel veri işleyen ilgili tüm kullanıcı-çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır. 
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur. Böylece kişisel verilere erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, kurumsal politikalar uyarınca erişim ve yetki matrisi aracılığıyla yapılmakta ve fiziksel ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, bu erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir. Böylece Şirket bünyesinde kişisel verilerin korunmasıyla ilgili kişisel veri işlemesi yapılan bütün kişi ve veri gruplarını kapsayacak şekilde başta Şirket “Kişisel Veri işleme ve Koruma Politikası” olmak üzere, tüm politika ve prosedür belge ve metinleri oluşturularak yürürlüğü konulmuştur. Bu kapsamda öncelikle Şirket “Kişisel Veri İşleme Envanteri” hazırlanmıştır. Söz konusu envantere işlenmesi gereken yeni bir kişisel veri kategorisi bulunacak olması halinde bunlar Şirket işbu “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” uyarınca belirlenen 6 aylık periyodik imha sürelerine denk gelen zamanlarında eklenerek güncellemeleri yapılacaktır. Yine bu kapsamda kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, her hal ve şartta ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü özenli bir şekilde yerine getirilmektedir. 
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır. Bu şekilde çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışma ve saklama mekânları giriş-çıkış izleme sistemi, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) önlemler alınmaktadır. 
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. 
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’in 13. maddesi uyarınca; gerekliliğin doğması halinde yasal süresi içinde sicile kayıt için ve yine sicilde kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişikliklerin sicil üzerinden 7 gün içerisinde Kurum’a bildirilmesi konularında gerekli düzenleme ve tedbirler alınmıştır.
• İşbu “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”ndan başka, daha kapsayıcı biçimde “Kişisel Veri Koruma ve İşleme Politikası” düzenlenmiş, değinilen Politika ile gerek veri sahiplerinin gerekse de çalışanlarımızın veri işleme ve koruma faaliyetlerimiz hakkında daha kapsamlı bilgi edinmesi ve duyarlılık oluşması sağlanmaya çalışılmıştır.
• Kişisel veri ihlali halinde ilgili kişinin Şirketimize başvurusu için ve bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
• Bu kapsamda, Kurul’un 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı Kararı gereğince Kişisel Veri İhlallerine ilişkin “Veri İhlal Müdahale Planı” hazırlanmış ve bu Plan’ın yılda en az 2 defa olmak üzere kişisel verilerin yıllık periyodik imha tarihlerinde gözden geçirilmesine karar verilmiştir. 

Söz konusu Veri İhlal Müdahale Planı uyarınca özetle;

– Şirketimizce, işlediğimiz ve aktardığımız kişisel verilerle ilgili veri ihlali olması muhtemel durumların sürekli değerlendirilmesi, takip edilmesi ve böyle bir sorun olduğunda ise derhal müdahale edilmesi konusunda gerekli önlemler tespit edilmiştir.

– Şirketimizce ihlalin öğrenildiği tarihten itibaren Kanun’un 12. maddesi ve Kurul Kararı uyarınca gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kurul’a bildirim yapılması, haklı bir gerekçe ile 72 saat içinde bildirim yapılamaması halinde, yapılacak bildirimle birlikte gecikmenin nedenlerinin de Kurul’a açıklanması konusunda işlem tesis edilmiştir.

– Kurul’a yapılacak bildirimde Kurul tarafından yayınlanan ve tarafımızda temin edilmiş bulunan “Kişisel Veri İhlali Bildirim Formu”nun kullanılması kararlaştırılmıştır.

– Şirketimiz tarafından veri ihlallerine ilişkin bilgilerin, etkilerinin ve alınan önlemlerin kayıt altına alınması ve Kurul’un incelemesine hazır halde bulundurulması kararlaştırılmıştır.

– Söz konusu veri ihlalinden etkilenen ilgili kişilerin belirlenmesini müteakip ilgili kişilere makul olan en kısa süre içerisinde, ilgili kişinin iletişim adresine ulaşılabiliyorsa doğrudan, ulaşılamıyorsa veri Şirketimizin internet sitesi üzerinden yayımlanması gibi uygun yöntemlerle bildirim yapılmasına karar alınmıştır.

– Veri ihlalinin veri işleyen nezdinde gerçekleşmesi halinde, veri işleyenin bu konuda herhangi bir gecikmeye yer vermeksizin Şirketimize bildirimde bulunmasına yönelik önlemler alınmıştır.

– Veri ihlalinin yurtdışında yerleşik veri sorumlusu nezdinde yaşanması halinde, bu ihlalin sonuçlarının Türkiye’de yerleşik ilgili kişileri etkilemesi ve ilgili kişilerin sunulan ürün ve hizmetlerden Türkiye’de faydalanmaları durumunda, bu veri sorumlusu tarafından da aynı esaslar çerçevesinde Kurul’a bildirimde bulunulmasına dair gereğine tevessül edilmiştir.

• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik olarak ise işbu metin içinde aşağıda gösterildiği üzere protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.

5.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik Ek Tedbirler 

Şirketin işlediği özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik olarak bu metin içinde aşağıdaki şekilde ayrı bir politika (protokol ve prosedürler) kapsamında, Şirket tarafından, işlediği özel nitelikli kişisel verilerle ilgili olarak alınan ek teknik ve idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifrelenmektedir. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, firewall kullanılmakta veya FTP ve VPN yöntemiyle veri aktarımı ve uzaktan bağlanma gerçekleştirilmektedir. Kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan ve özel nitelikli kişisel verilere erişim yetkisi bulunan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda düzenli eğitimler ve takip yapılmaktadır. Yine bu kapsamdaki çalışanların gizlilik sözleşmeleri yapılmış, bu verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel verilere erişim yetkisi bulunan çalışanlara yönelik yetki kapsamları ve süreleri Şirket Veri Sorumlusu Yetkilisi tarafından düzenleyici belge olarak icraya konulan “Saklama ve Erişim Yetkileri” talimatnamesi ile kesin ve net olarak belirlenmiştir. Böylece bu personele yönelik periyodik olarak yetki kontrolü gerçekleştirilmekte, görevi değişen ya da işten ayrılan olduğunda bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmakta, bu konuyla ilgili uhdesindeki tüm bilgi, belge, araç gereç iade alınmaktadır. 
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, buraların fiziksel güvenliği personel, sürekli kapalı devre kamera takibi ve teknik ekipman ile sağlanarak yetkisiz giriş-çıkış ve erişimler engellenmektedir. Ayrıca yine bu mekânların niteliğine göre yangın, su baskını, elektrik kaçağı ve çalınma gibi durumlara karşı yeterli önlemler alınmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. 

6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi 

Kişisel veriler Tablo-3’de verilen yöntemlerle silinir.

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo-4’de verilen yöntemlerle yok edilir. 

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekliliğine dikkat edilmektedir. Şirketimizce belirtilen bu işlemler Kurul’un yayınladığı “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi”nde belirtilen usul ve tekniklere uygun olarak icra edilir.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 

Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak; 

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde,
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta (VERBİS’e kayıt gerektiğinde), 
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında, yer alır. 

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Şirketimiz Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi teklifi ve Şirketimiz Veri Sorumlusu Yetkilisinin onayı ile güncellemeler yapılır. 

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi aşağıda Tablo 5’de gösterilen biçimde Şirketimiz İlgili Çalışanı olan Kişisel Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi tarafından yerine getirilir.

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

PERİYODİK İMHA SÜRESİ 

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirkette her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. 

POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI 

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Şirket İlgili Çalışanı olan Kişisel Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi tarafınca tutulacak dosyasında saklanır. 

POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. 

POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI 

Şirketimiz tarafından düzenlenen bu Politika 01.06.2024 tarihlidir. Politika, Şirketimizin “www.most-amazing-places.com”  internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş ve kişisel veri sahiplerinin erişimine açık hale gelmiş kabul edilir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda yürürlük tarihi güncellenecektir. Politika’nın yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, ıslak imzalı eski nüshaları Şirket Veri Sorumlusu Yetkilisi Kararı ile iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve 10 yıl süre ile Şirket İlgili Çalışanı olan Kişisel Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi tarafınca tutulacak dosyasında saklanır.